Interne audits volgens ISO 19011

Interne audits hier, interne audits daar... altijd maar meer audits, maar leveren ze wel iets op? Zijn we goed bezig bij het intern auditeren, dat is de vraag die ik me graag stel. Maar bij het stellen van deze vraag, moet je in je organisatie ook mogelijkheden hebben om interne audits anders en beter uit te voeren. Deze mogelijkheden wil ik graag in dit boek met u delen. Mogelijkheden om het intern auditproces te verbeteren, bespreek ik door vooral aandacht te geven aan de interne kwaliteits-, veiligheids- en milieuaudits. Maar ook andere interne audits op het gebied van bv. informatieveiligheid, voedselveiligheid of risicomanagement kunnen anders worden georganiseerd in uw organisatie. Met ‘anders interne audits organiseren’ bedoel ik zo organiseren dat deze interne audits meer meerwaarde geven. De tips die ik in dit boek hierbij geef, zijn zeer praktisch en gebaseerd op mijn jarenlange ervaring in het auditvak. Een meer wetenschappelijke benadering van het auditproces publiceer ik graag in een gespecialiseerd tijdschrift zoals het Tijdschrift voor Toegepaste Arbowetenschap.

Audits uitvoeren met meerwaarde, kan door minder aandacht te besteden aan formele processen. Auditprogramma’s, auditplannen, maar ook de dikke interne auditverslagen die niemand leest, geven geen meerwaarde en vragen enkel energie aan de auditoren. Enkel vaststellen en noteren van intern auditbewijs is saai. Al deze energievreters (EV) demotiveren en zorgen ervoor dat auditoren het vak verlaten. Dat opgeheven vingertje van de interne auditor-politieagent en die confrontatie met de geauditeerde, kunnen we beter vervangen door een vertrouwen, openheid en transparantie tussen auditor en geauditeerde. En door het interne auditproces anders in te richten. Met meer aandacht voor risico’s en kansen. Of door meer gebruik te maken van de competenties van de auditoren. Deze auditoren beschikken veelal over een grote ervaring, zodat hun adviezen en de opvolging van deze adviezen door de interne auditoren nuttig zullen zijn voor uw organisatie. Vele van deze principes voor interne audits met meerwaarde gelden ook voor externe certificatieaudits. Maar bepaalde zaken die ik voorstel, zoals het geven van adviezen, zijn bij een externe certificatieaudit niet mogelijk. Ook zijn deze externe audits (te) sterk gebonden aan formele en bureaucratische processen waar op zich niemand iets aan heeft. Exemplarisch voorbeeld hiervan zijn die dikke auditverslagen van uw certificatie-instelling. Probeer dergelijke auditbureaucratie alvast bij interne audits te vermijden!

De interne auditor wordt dus best een consultant en een veranderkundige, en dat geeft de interne auditfunctie meerwaarde en geeft energie aan uw organisatie. De interne auditfunctie wordt een energiegever (EG) in plaats van een energievreter. Niet het auditverslag en het steeds meer noteren van auditbewijs waar niemand in geïnteresseerd is, moet centraal staan, wel het resultaat dat de interne audits opleveren. Maar ook door audits geïntegreerd uit te voeren, waarbij verschillende aspecten zoals kwaliteit, veiligheid en milieu samen worden bekeken, is uw organisatie mee met deze belangrijke evolutie voor de toekomst. Of door meer te kijken naar de robuustheid en veerkracht van het managementsysteem, kan het management zich een goed beeld vormen van de goede werking ervan. Door meerwaarde te geven aan het intern auditproces, krijgen de auditoren meer motivatie en meer energie. De interne audit is dan ook geslaagd als de geauditeerde op het einde van de audit tegen de interne auditor zegt: “Hier heb ik echt wat aan gehad, wanneer wil je terugkomen?”

Jan Dillen is ingenieur bouwkunde, preventieadviseur niveau 1 (HVK) en milieucoördinator niveau A. Hij was lange tijd werkzaam als veiligheidsprofessional bij een verzekeringsmaatschappij op het gebied van preventie van arbeidsongevallen, brandverzekeringen en bouwrisico’s. Hij werkt momenteel als lead auditor op het gebied van kwaliteit, veiligheid en milieu, en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Voor veiligheid auditeert hij ISO 45001 en VCA, liefst gecombineerd met ISO 9001 en/of ISO 14001. Daarnaast verzorgt hij opleidingen voor preventieadviseurs en milieuprofessionals aan de Universiteit Antwerpen en de PXL Hasselt en publiceerde hij al meerdere boeken over veiligheids- en managementsystemen. Jan is tevens ISO-expert bij o.a. Wolters Kluwer en schrijft op regelmatige basisartikels en analyses.