GDPR voor HR in lokale besturen

De bescherming van persoonsgegevens kreeg een bijzonder gerichte wending door de inwerkingtreding en toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) enkele jaren geleden.

De uitdagingen zijn niet min, ook voor de HR-dienst in lokale besturen. Dag in dag uit komen personeelsmedewerkers in aanraking met dossiers en tools waarvoor een degelijke basiskennis omtrent gegevensbescherming onontbeerlijk is:

Hoe moet men omgaan met persoonsgegevens van sollicitanten?
Mag men ook niet-werkgerelateerde gegevens opvragen?
Is het toegelaten telefoongesprekken van medewerkers op te nemen?
Wat met persoonsgegevens na het beëindigen van de tewerkstelling?

In deze heldere gids overlopen Peter Berghmans (Data Protection Institute) en Maarten Stassen (advocatenkantoor Crowell & Moring LPP) de principes van de AVG, met directe toepassing op de specifieke context van de personeelsdienst in lokale besturen.

Na een inleidend hoofdstuk komen de juridische regels aan bod: grondrecht op privacy, beginselen van de AVG, rechtmatigheid van de verwerking en toezicht. Deze worden meteen ook binnen de werking van de HR-dienst gekaderd, zodat de relevantie en de uitdagingen voor elke medewerker binnen de dienst meteen glashelder worden.

In het derde hoofdstuk snijden de auteurs de belangrijkste aanbevelingen aan om een degelijk gegevensbeschermingsbeleid uit te voeren binnen de personeelsdienst: van sollicitatieprocedure tot tewerkstelling, van dossieropvolging tot monitoring van werknemers. Daarbij komt ook de verwerking van gezondheidsgegevens mee aan bod evenals het opbouwen van de broodnodige documentatie (register van verwerkingsactiviteiten, register van inbreuken, …).

Het vierluik wordt afgesloten met gebruiksklare modellen waarmee de HR-dienst aan de slag kan om gegevensbeschermingsverklaringen vlot af te handelen en het verwerkingsbeleid nauwgezet op te volgen.

Kortom, de essentie van de GDPR op een presenteerblaadje, volledig op maat van de personeelsdienst.